El Hospital Universitario de Hull mejora los flujos de trabajo con visibilidad en tiempo real de los activos

The Trust trabajó en estrecha colaboración con Zebra, Tagnos y The Barcode Warehouse para especificar su solución. Analizó cuántos artículos debían rastrearse, qué tipos de artículos eran, si debían soportar temperaturas frías o calientes, el tipo de materiales a los que se aplicarían las etiquetas, la cantidad de usuarios en el sistema y cómo dividir en zonas el hospital para que el personal pudiera usar el software de manera intuitiva. También evaluó si utilizar tecnología RFID pasiva o activa y Wi-Fi™ o una solución en red para conectar los lectores de RFID. 

The Trust optó por usar tecnología RFID pasiva para etiquetar sus artículos. Explica que el principal motivo detrás de su decisión fueron los menores costos y el mantenimiento más sencillo en comparación con una solución RFID activa, en la que las baterías de las etiquetas deben cambiarse con mayor frecuencia. 

Las etiquetas RFID pasivas de Zebra deben pasar por debajo de los lectores, por lo que The Trust instaló más de 650 lectores de RFID fijos FX7500 y más de 400 antenas en sus campus para brindar una cobertura de seguimiento integral. The Trust determinó que todas las entradas y salidas de pacientes tendrían que ser visibles. Los lectores se conectan en red mediante cables de alimentación a través de Ethernet (PoE, por sus siglas en inglés) para mitigar los futuros cambios en los estándares y la tecnología Wi-Fi, lo que podría suponer la necesidad de actualizar los lectores para funcionar con cualquier nuevo estándar de red inalámbrica. (Esto requirió más de 6,2 millas de cableado para conectar todos los lectores).

El personal clínico también necesitaba tener acceso a dispositivos de lectura RFID de mano. El personal consultaría Zebra MotionWorks para localizar la zona en la que se encontraba un artículo y, luego, usaría el dispositivo móvil para identificarlo. También sería útil permitir controles de inventario ad hoc y, en el futuro, administrar tareas como el seguimiento de las pertenencias de un paciente. Zebra tiene una sólida trayectoria en computadoras móviles resistentes diseñadas para el cuidado de la salud, motivo por el cual The Trust optó por seleccionar 320 computadoras móviles TC52-HC de Zebra.

La computadora móvil con Android es resistente, robusta y potente. También admite diversas aplicaciones, incluida la actualización de registros de pacientes, la habilitación de servicios de pulsar para hablar entre los integrantes del personal, la captura de datos de códigos de barras y mucho más. Los plásticos avanzados de grado médico de la computadora, diseñados para el cuidado de la salud, admiten una limpieza frecuente con una amplia selección de desinfectantes. Con la aplicación de The Trust, el uso principal de los dispositivos es leer etiquetas RFID y escanear procedimientos de atención al paciente con las computadoras móviles conectadas físicamente o sincronizadas a través de Bluetooth® con la base de RFID de mano RFD8500 de Zebra para permitir la lectura de etiquetas.

“Los dispositivos de Zebra son mucho más livianos que nuestros equipos de mano anteriores, son robustos y satisfacen las necesidades de prevención y control de infecciones. “Me impresionó la TC52-HC cuando la vi”, dijo Ellis. “En el sector en general, a las bases de RFID se las suele llamar coloquialmente ‘pistolas’, pero esto parecía inapropiado en un hospital. Las llamamos ‘varitas’ en referencia a la capacidad casi mágica de poder localizar cualquier activo en todo el hospital simplemente tocando algunos botones en la pantalla y usando la varita para ir a buscarlo. A menudo oigo a personas que dicen: ‘¿Quién tiene la varita?’ mientras camino por las alas”.

Como parte del proyecto, el equipo de Ellis efectuó un importante inventario de equipos para establecer una referencia. También creó una solución de carro inteligente para permitir que los integrantes del equipo se trasladen cómodamente por el hospital y etiqueten los artículos. Esto ha sido revolucionario, ya que le ha permitido al equipo de RFID de The Trust ver los activos y etiquetarlos inmediatamente sin tener que preocuparse por dejar el activo para ir a imprimir una etiqueta y luego regresar y descubrir que el activo se ha movido. El ‘centro de carros’ tiene una impresora industrial Zebra ZT411 conectada para imprimir etiquetas RFID industriales.

En total, The Trust ha etiquetado más de 72 000 activos y continúa etiquetando hasta 2700 bandejas estériles por semana, lo que se cree que constituye la mayor implementación de RFID para RTLS en el ámbito del cuidado de la salud en Europa. “Dada la importancia de la solución, está respaldada por un plan de mantenimiento de Zebra OneCare con tiempos de respuesta garantizados para dispositivos móviles y mantenimiento de lectores fijos”.

El proyecto ofrece una serie de beneficios en tres áreas clave: operaciones diarias, adquisiciones y atención al paciente. En cuanto a los flujos de trabajo diarios, los médicos ahora pasan mucho menos tiempo buscando equipos. Pueden rastrear artículos hasta las alas y agitar las varitas para identificar rápidamente lo que están buscando.

Se estima que alrededor de 2500 empleados dedican aproximadamente 56 minutos por semana (el equivalente a 14 minutos por turno) a buscar artículos. Ahora, cada búsqueda toma menos de 4 minutos en promedio. Esto supone un ahorro de unas 35 horas por empleado al año, lo que equivale a 87 500 horas entre 2500 empleados, el equivalente a 2187 semanas. Es evidente que se trata de una ganancia enorme y fundamental para la proyección de que el retorno sobre la inversión se logrará en unos 24 meses. The Trust también pretende erradicar los correos electrónicos globales que se envían a todo el personal para solicitar que busquen artículos. The Trust estimó que, de las 5500 personas que reciben correos electrónicos globales, el 50 % los abre (2750 personas). Si cada uno demora 3 minutos para leer este correo electrónico y determinar los próximos pasos, esto equivaldría a 8250 minutos, o 137,5 horas, de tiempo perdido por correo electrónico.

Con las adquisiciones, The Trust puede usar datos en tiempo real para comprender exactamente qué existencias tiene y dónde se encuentran. También puede comprar lo que necesita sin excederse y, como sabe qué artículos son los más utilizados, puede comprar más de ellos. Se obtendrán más ahorros de costos mediante una mejor administración de la devolución de los activos alquilados. Por ejemplo, The Trust puede alquilar artículos costosos como camas y sillas bariátricas para pacientes específicos. A veces, las camas se trasladan y se extravían.

Además, es muy fácil pasar por alto la fecha en la que debe devolverse un artículo, lo que significa que la empresa de alquiler cobrará tarifas punitivas por una devolución tardía. En el futuro, The Trust podrá usar MotionWorks for Healthcare para rastrear los equipos alquilados y recibir alertas automáticas cuando sea el momento de devolverlos, lo cual evitará los cargos excesivos.

En lo que respecta a la atención al paciente, la medida clave para Ellis y su equipo, los beneficios son multifacéticos. El seguimiento planificado de las pertenencias de los pacientes evitará que se pierdan artículos, lo que reducirá el estrés de los pacientes, sus familias y el personal clínico, que de otra manera perdería tiempo buscando objetos extraviados. Además, es menos probable que se cancelen procedimientos. Por ejemplo, a veces se extravían las bandejas quirúrgicas y, si no se encuentran, las operaciones pueden cancelarse. Ahora la bandeja se puede buscar en una PC de escritorio o en una tableta de grado médico y se usa la varita para localizarla en las salas de depósito o los pasillos del quirófano. Incluso si está en el lugar equivocado, el personal la encontrará. Esto supone un enorme beneficio para los pacientes, ya que su operación no se cancelará por falta de bandejas o instrumentos esterilizados. Además, mitigar el riesgo también es clave. Por ejemplo, si se cae una bandeja de instrumentos para una cirugía cardíaca, se puede localizar otra en segundos, lo que garantiza una demora mínima en una cirugía vital.

De cara al futuro, The Trust cuenta con el sistema de seguimiento de activos versátil que se propuso implementar. Los beneficios se multiplicarán aún más a medida que se implementen nuevas aplicaciones. Estos incluyen el seguimiento de las pertenencias de los pacientes y la incorporación de equipos alquilados al inventario en tiempo real. 

Al comentar sobre la solución, Ellis concluyó: “El sistema es fácil de usar y los colegas se han habituado a él rápidamente. Para mí, el mejor resultado es una clara mejora de la atención a los pacientes. Si siempre tenemos los equipos adecuados a mano cuando los necesitamos, podemos acortar la duración de las estadías, lo que constituye un excelente resultado. El ahorro de tiempo también es llamativo, y vemos un enorme potencial para implementar RFID en otros trusts. Este fue un proyecto desafiante con muchos obstáculos, ya que los hospitales son entornos complejos y con mucha presión, que tienen muchos sistemas y edificios antiguos, además de requisitos legales y de atención al paciente obligatorios, pero estoy encantada con el proyecto y la base versátil que proporciona para adaptarse a medida que añadimos más aplicaciones para mejorar nuestras operaciones en los próximos años”.